Sistem elektronskih faktura više nije novina koju firme mogu da odlažu za „kad bude vremena“. Za veliki broj privrednih subjekata u Srbiji SEF je već standardan deo poslovanja, a greške u njegovom korišćenju više nisu samo tehnički propust, već pitanje PDV-a, naplate, dokumentacije i potencijalnih kazni. Upravo zato je važno razumeti ne samo šta zakon traži, već i kako te obaveze izgledaju u svakodnevnom radu jedne male firme, preduzetničke radnje ili društva sa ograničenom odgovornošću.
Najveća zabluda u praksi i dalje je da je dovoljno poslati račun mejlom u PDF formatu. Nije. Kada postoji obaveza elektronskog fakturisanja, pravno relevantna faktura je ona koja je izdata kroz SEF, u propisanom strukturiranom formatu. Sve ostalo može izgledati uredno i poslovno, ali ne proizvodi iste efekte u sistemu PDV-a i ne daje istu sigurnost ni izdavaocu ni primaocu.
Šta je SEF i zašto je važan
SEF je državna platforma preko koje se izdaju, primaju, obrađuju i čuvaju elektronske fakture u Srbiji. Njegova svrha nije samo digitalizacija administracije, već i uvezivanje fakturisanja sa poreskom evidencijom, posebno sa PDV obavezama. To u praksi znači da faktura više nije samo dokument koji šaljete kupcu, već podatak koji ulazi u širi sistem kontrole i evidencije.
Važno je razlikovati elektronsku fakturu od obične digitalne datoteke. PDF, skenirani račun ili dokument napravljen u Word-u i poslat mejlom nisu isto što i e-faktura u smislu zakona. Kada je promet obuhvaćen obavezom SEF-a, samo dokument poslat kroz taj sistem ima odgovarajući pravni i poreski značaj.
Ko ima obavezu da koristi SEF
Obaveza korišćenja SEF-a ne odnosi se na sve na isti način. U osnovi, razlikuju se tri grupe korisnika:
- Subjekti javnog sektora – državni organi, lokalne samouprave, javne ustanove i javna preduzeća.
- Subjekti privatnog sektora koji su obveznici PDV-a – tu spadaju DOO, AD, kao i preduzetnici koji su u sistemu PDV-a.
- Dobrovoljni korisnici – oni koji nisu u sistemu PDV-a, ali se sami opredele da koriste SEF.
Za dobrovoljne korisnike postoji važan detalj: ulazak u sistem nije nešto što se testira na kratko. Kada se jednom opredele za korišćenje SEF-a, u obavezi su da u njemu ostanu najmanje do kraja tekuće i cele naredne kalendarske godine.
U obavezu mogu ući i strane firme koje posluju kroz odgovarajuće prisustvo u Srbiji ili preko PDV punomoćnika. Zato domaći privrednici ne bi smeli da pretpostavljaju da je dovoljno što je dobavljač „strana kompanija“ i da za njega ova pravila ne važe. U praksi to često pravi problem kod priznavanja ulaznog PDV-a.
Kako su se obaveze razvijale
Primena SEF-a nije uvedena odjednom, već kroz nekoliko faza. Najpre su obaveze zahvatile javni sektor, zatim odnose između privatnog i javnog sektora, a potom i transakcije između privrednih subjekata iz privatnog sektora. Od 2024. godine uvedeno je i elektronsko evidentiranje obračuna PDV-a, čime je SEF dodatno povezan sa poreskim postupcima.
Naredna velika tačka je 1. april 2026. godine, kada počinje primena važnih izmena koje dodatno šire obuhvat sistema i pojačavaju značaj usklađivanja internih procesa sa podacima koji prolaze kroz SEF.
Koje vrste prometa najčešće ulaze u SEF
Za razumevanje obaveza korisno je razlikovati nekoliko tipičnih situacija:
- B2G – promet između privatnog sektora i javnog sektora. Kada firma isporučuje robu ili usluge državnom organu, javnom preduzeću ili drugom subjektu javnog sektora, elektronska faktura je obavezna.
- B2B – promet između subjekata privatnog sektora koji su obveznici PDV-a. Ovo je najvažniji segment za većinu preduzetnika i malih firmi koje posluju sa drugim firmama.
- B2C – promet prema fizičkim licima. Po pravilu se ne sprovodi kroz SEF, već kroz fiskalne račune, osim u posebnim situacijama koje zakon predviđa.
Upravo u ovoj trećoj grupi često nastaje zabuna. Prodaja građanima najčešće ne znači obavezu izdavanja e-fakture, ali to ne znači da će svaka prodaja na malo ostati van SEF-a. Izmene koje stupaju na snagu od aprila 2026. uvode dodatne slučajeve u kojima će i promet koji na prvi pogled liči na klasičan maloprodajni promet tražiti e-fakturu.
Kako izgleda izdavanje e-fakture u praksi
Firma može da radi preko samog SEF portala, preko poslovnog softvera koji je povezan sa sistemom ili preko informacionog posrednika. Tehničko rešenje može biti različito, ali suština je ista: faktura mora biti kreirana i poslata na način koji SEF prepoznaje.
U praksi, tok obično izgleda ovako:
- izdavalac unosi ili generiše fakturu u propisanom formatu;
- faktura se šalje kroz SEF;
- primalac je vidi u svom nalogu i reaguje u zakonskom roku;
- na osnovu statusa fakture i drugih podataka vodi se dalje poreska i poslovna evidencija.
Ono što mnogi potcene jeste da posao ne prestaje slanjem fakture. Jednako je važno i redovno praćenje pristiglih dokumenata, njihov status i rokovi za postupanje.
Rok od 15 dana: detalj koji firme najčešće zanemare
Jedan od ključnih rokova u radu sa SEF-om jeste rok od 15 dana za prihvatanje ili odbijanje elektronske fakture. Tu pravilo nije isto za sve. Ako primalac pripada javnom sektoru i ne reaguje u roku, faktura se smatra prihvaćenom. Kod privatnog sektora je obrnuto: ako nema reakcije, faktura se smatra odbijenom.
Za preduzetnika ili malo preduzeće to nije formalnost, već direktan poslovni rizik. Ako niko ne proverava SEF nalog redovno, moguće je da pristigla faktura „istekne“ bez reakcije i automatski dobije status odbijene. Posledica nije samo administrativna neprijatnost. Takva situacija može uticati na pravo na odbitak prethodnog PDV-a, na odnos sa dobavljačem i na urednost interne evidencije.
Zato je u praksi važno da postoji jasno određena odgovorna osoba za SEF, kao i zamena kada je ta osoba odsutna. Ako vlasnik radi sve sam, onda to znači da SEF mora postati redovna stavka u dnevnoj ili barem dvodnevnoj rutini. To nije IT pitanje, već pitanje finansijske discipline.
Šta se ne može raditi proizvoljno
Jednom poslata elektronska faktura ne briše se jednostavno kao pogrešno poslat mejl. Ako postoji potreba za ispravkom, ona se sprovodi kroz odgovarajuću dokumentaciju, kao što su knjižno odobrenje ili knjižno zaduženje, takođe kroz sistem. To znači da greške u izdavanju treba svesti na minimum pre slanja, jer naknadne korekcije troše vreme i komplikuju evidenciju.
Tu se jasno vidi koliko je važna dobra organizacija izdavanja računa, posebno u firmama u kojima komercijala, operativa i knjigovodstvo nisu dovoljno usklađeni. Kada ne postoji precizan interni tok odobravanja fakture, SEF samo ubrza problem koji je već postojao u procesu.
Najvažnije promene od 1. aprila 2026.
Izmene zakona koje se primenjuju za poreske periode posle 31. marta 2026. godine donose nekoliko važnih novina koje će uticati na svakodnevno poslovanje.
1. Interne fakture dobijaju veći značaj u samom SEF-u
Za firme koje imaju složenije interne tokove robe i usluga, posebno one sa više organizacionih celina, skladišta ili prodajnih mesta, ova promena je važna jer podrazumeva veće oslanjanje na SEF u obradi internih faktura. U praksi to znači da će usklađenost ERP sistema, računovodstva i interne logistike postati još važnija.
2. Promet plaćen korporativnim karticama ulazi u dodatni režim
Kada fizičko lice plaća korporativnom karticom, takav promet više ne treba posmatrati isto kao klasičnu prodaju građanima. Ova promena pogađa maloprodaju, ugostiteljstvo, hotelijerstvo, servisne delatnosti i druge sektore u kojima zaposleni često kupuju u ime firme.
3. Maloprodaja javnom sektoru može zahtevati e-fakturu
U slučaju prodaje na malo subjektu javnog sektora, e-faktura će morati da se izda ako javni sektor podnese zahtev u roku od 7 dana od izvršenog prometa. To znači da firme koje rade i sa fizičkim licima i sa institucijama moraju dobro razlikovati situacije u kojima fiskalni račun nije jedini korak.
4. Prethodno popunjene PDV prijave povećavaju značaj tačnih podataka
Od 2026. godine podaci iz SEF-a dobijaju još veću težinu jer će Poreska uprava koristiti te informacije za prethodno popunjavanje PDV prijava. To praktično znači da će neslaganja između onoga što je firma evidentirala i onoga što je prošlo kroz SEF biti mnogo vidljivija nego ranije.
Za preduzetnike je ovo možda i najvažnija promena u celoj priči. Do sada je bilo moguće da se određeni propusti prikriju lošom organizacijom, kašnjenjem ili internim neusaglašenostima. Sa jačim oslanjanjem države na podatke iz SEF-a, prostor za improvizaciju se sužava. To ne znači da treba širiti paniku, već da vlasnici biznisa moraju da posmatraju fakturisanje kao deo poreske kontrole, a ne samo kao administrativni zadatak.
Ako vodite mali biznis, najpraktičniji pristup je da već sada proverite da li se stanje u knjigama, izlaznim računima, ulaznim računima i evidencijama poklapa sa onim što prolazi kroz sistem. To je posebno važno ako koristite više softvera, ako deo prodaje radi komercijala, a deo knjigovodstvo, ili ako imate spoljnog knjigovođu. U tom smislu korisno je i da povremeno proverite da li vam je potreban bolji računovodstveni partner, o čemu smo pisali u tekstovima kako odabrati dobrog knjigovođu i 5 znakova da je potrebno promeniti knjigovođu.
5. Mogućnost primene evropskog standarda EN 16931
Ova novina je posebno interesantna za firme koje rade sa partnerima iz Evropske unije. Iako sama po sebi ne rešava sve operativne izazove, olakšava tehničku interoperabilnost i može pojednostaviti razmenu dokumentacije u međunarodnom poslovanju.
Kazne: šta zakon sankcioniše
Neusklađenost sa pravilima elektronskog fakturisanja može dovesti do prekršajnih kazni. Prema navedenim pravilima, za pravna lica kazne mogu ići od 200.000 do 2.000.000 dinara, za preduzetnike od 50.000 do 500.000 dinara, dok se novčana kazna može izreći i odgovornom licu u pravnom licu.
Tipične situacije koje mogu dovesti do sankcija uključuju:
- neizdavanje e-fakture kada postoji zakonska obaveza;
- neevidentiranje obračuna PDV-a u SEF-u kada je to potrebno;
- postupanje sa fakturama suprotno pravilima sistema;
- korišćenje podataka iz SEF-a mimo propisane namene;
- nepoštovanje pravila o formatu i čuvanju dokumentacije;
- otežavanje nadzora i uskraćivanje potrebnog uvida.
Još važnije od same kazne jesu indirektne posledice: gubitak prava na odbitak prethodnog PDV-a, problemi sa naplatom, posebno prema javnom sektoru, i veća verovatnoća kontrole kada postoje neslaganja u podacima.
Čuvanje elektronskih faktura
Subjekti privatnog sektora imaju obavezu čuvanja e-faktura najmanje 10 godina od kraja godine u kojoj su izdate, dok za javni sektor važe stroža pravila čuvanja. Iako sam sistem obezbeđuje arhiviranje tokom odgovarajućeg perioda, to ne znači da firma nema svoje obaveze u vezi sa dokumentacijom i evidencijom.
Drugim rečima, nije dovoljno osloniti se na to da je nešto „negde u sistemu“. Dobro uređena interna arhiva, uredna veza između fakture, ugovora, otpremnice, fiskalnog računa kada je relevantan i knjigovodstvene evidencije i dalje ostaje osnov urednog poslovanja.
Najčešće greške koje se u praksi skupo plaćaju
- Niko ne prati SEF redovno. Nalog postoji, ali ne postoji rutina provere.
- PDF se i dalje tretira kao dovoljno rešenje. To je česta greška kod saradnje sa partnerima koji ne poznaju domaća pravila.
- Računovodstvo se uključuje tek kada nastane problem. Tada su neki rokovi već propušteni.
- Interni procesi nisu usklađeni. Prodaja, operativa i knjigovodstvo rade svako za sebe.
- Fokus je samo na izlaznim računima. A ulazne fakture i evidencija PDV-a ostaju bez kontrole.
Za mnoge preduzetnike korisno je da SEF posmatraju zajedno sa drugim važnim regulatornim obavezama, a ne kao izdvojenu temu. Ako se bavite poslovanjem u Srbiji, već imate niz oblasti koje traže pažnju, od poreskih pravila do administrativne urednosti, pa vredi pogledati i naš vodič sa savetima za preduzetnike kao širi okvir za organizaciju poslovanja.
Šta preduzetnik sada konkretno treba da uradi
- Proverite da li ste obveznik SEF-a i za koje tačno vrste prometa.
- Utvrdite ko u firmi prati ulazne i izlazne e-fakture.
- Uvedite redovnu kontrolu roka od 15 dana za postupanje po primljenim fakturama.
- Proverite da li se vaši interni podaci i knjigovodstvena evidencija poklapaju sa stanjem u SEF-u.
- Posebno analizirajte da li promene od aprila 2026. utiču na vašu maloprodaju, interne transfere ili način plaćanja kupaca.
- Ne čekajte kontrolu da biste otkrili neusaglašenost.
SEF je odavno prerastao fazu u kojoj je mogao da se tretira kao dodatna administracija. Danas on utiče na to da li je račun valjan za svrhu za koju ga izdajete, da li kupac može da koristi ulazni PDV, da li možete uredno da naplatite potraživanje i koliko je vaše poslovanje vidljivo poreskim organima. Za ozbiljnog preduzetnika to znači samo jedno: elektronsko fakturisanje mora biti deo redovne poslovne kontrole, a ne tema kojoj se vraćate tek kada nastane problem.
